31 de enero de 2018: Fecha límite para registrar bases de datos en Colombia

16 noviembre 2017

El 31 de enero de 2018 vence el plazo para que todas las empresas de Colombia registren sus bases de datos en la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Las empresas que para entonces no hayan registrado sus bases de datos se enfrentarán a sanciones inminentes que podrían conllevar sanciones de hasta 2.000 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes o el cierre del negocio.

La fecha límite del 31 de enero es una ampliación del plazo inicial que estableció la SIC mediante Circular Externa No. 001 del 8 de noviembre de 2016 para todas las personas jurídicas constituidas en Colombia, independientemente de su tamaño, el número de empleados o de clientes.

Carolina Useche, Gerente de Operaciones Latam en excelia, señala que esta medida pretende avanzar en la protección de datos de usuarios y clientes en Colombia tras dos años buscando su implantación. “El trasfondo ha sido muy problemático“, comenta Carolina Useche al recordar el colapso que se produjo en la página web de la SIC cuando las empresas trataron de registrar sus bases de datos previo a la ampliación de la fecha límite para cumplir la normativa.

A continuación, resolvemos las preguntas más frecuentes respecto a esta cuestión:

-¿Cualquier empresa está obligada a registrar sus bases de datos?

Sí, el registro es obligatorio para todas las empresas que recolecten, almacenen, usen o circulen datos personales en sus archivos físicos o electrónicos datos personales, tales como clientes, prospectos, empleados, proveedores, alumnos, pacientes, etc.

La ley no tiene ninguna excepción que excluya su aplicación por el tamaño de la empresa, el número de empleados que tenga o la cantidad o tipo de datos personales que administre.

-¿Qué Leyes me obligan a dicho registro?

El Decreto 886 de 2014 y el Decreto 1074 de 2015.

-¿A qué datos se refiere este registro?

A cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica o de cualquier tipo, respectiva a personas físicas.

-Mi empresa es pequeña y sólo tengo unos pocos clientes o empleados. ¿Debo efectuar el registro?

Cualquier empresa que tenga información de datos personales, así sea de un solo empleado, debe efectuar el registro.

-¿Cuál es el plazo máximo para efectuar el registro?

El 31 de enero de 2018.

-¿Qué pasa si no registro las bases de datos de mi empresa?

La SIC podrá imponer multas hasta de 2.000 SMMLV.

Si desea que abogados expertos registren las bases de datos de sus empresas, no dude en contactar con excelia y le ayudaremos a regularizar sus bases como ya hemos hecho con cientos de empresas colombianas.

Nuestro servicio incluye las siguientes tareas:

  1.   Determinar la naturaleza de la información contenida en sus bases de datos.
  2.  Elaborar la política general [Estándar] de tratamiento de datos personales (que es necesaria para el registro).
  3.   Elaborar un formato de control de acceso de información [Estándar] para su empresa.
  4.   Registrar, en debida forma, todas sus bases de datos: clientes, proveedores, empleados, etc., ante lo cual su empresa recibirá una constancia de registro expedida por el sistema de la SIC.

Debido a la importancia de la normativa, Carolina Useche recomienda desde excelia no demorar el registro de las bases de datos para evitar complicaciones mayores a pocas semanas del fin del plazo que otorga la SIC: “La norma es muy tajante: o registras las bases de satos, o te sancionan”.

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