ANTES DE AUTOMATIZAR HAY QUE OPTIMIZAR

22 julio 2021

Por Carlos Miranda de Larra

Director de Consulting & Digital Transformation de excelia

Muchos de los clientes que contactan con nosotros para desplegar tecnología RPA (Automatización de procesos por robotización) tienen cierta urgencia para implementar robots y empezar cuanto antes. Nos encanta esta determinación y entusiasmo, pero en excelia siempre recomendamos realizar un profundo ejercicio de análisis antes de lanzarse a la automatización. Al fin y al cabo, si automatizas algo con errores o que no está en disposición óptima puedes llegar a una situación no deseada.

BPM, Clave de la eficiencia

Para la fase de análisis y optimización, utilizamos un enfoque basado en la metodología Business Process Management (o BPM en inglés), una metodología organizacional cuyo objetivo es mejorar la eficiencia a través de la gestión sistemática de los procesos de Negocio, que se deben modelar, automatizar, y optimizar de forma continua. Sus principales características son:

  • BPM es utilizada tanto por grandes empresas como pymes. Este sistema de gestión de procesos se encarga de controlar el modelado, visibilidad y gestión de los procesos productivos de la empresa.
  • BPM implica adoptar una serie de pasos o acciones que modifican la forma de trabajar de la empresa con el objetivo de mejorar los procesos y facilitar la colaboración con un enfoque hacia el cliente.
  • Este método de trabajo surge en los años 80 del modelo productivo utilizado por la empresa japonesa Toyota. Con el paso del tiempo y la aparición de normas internacionales de buenas prácticas y calidad, se consolidó este sistema basado en la gestión de procesos

Las ventajas de BPM

Este enfoque metodológico aporta una serie de ventajas en contraste con un proceso desordenado y caótico. Entre las ventajas que proporciona podemos destacar:

  1. Mejorar el servicio de atención al cliente.
  2. Mejorar la competitividad de la empresa (reduce el tiempo en la toma de decisiones, mejora la eficiencia y la agilidad e incrementa la productividad).
  3. Mejorar la calidad de los productos y servicios ofrecidos.
  4. Minimizar el tiempo de acceso a la información (documentación, aplicaciones y bases de datos).
  5. Aumentar el número de actividades ejecutadas simultáneamente.
  6. Disminuir el tiempo de comunicación entre actividades, personas y procesos.
  7. Implicar al personal (motivación, colaboración y participación en los procesos).
  8. Aporta mecanismos para una mejor gestión y optimización de procesos.

BPM, una solución muy versátil

Si bien esta metodología puede y suele ser usada en grandes proyectos de transformación donde la empresa quiere cambiar totalmente su metodología de trabajo, en excelia entendemos que sus principales ventajas pueden ser aprovechadas también para proyectos puntuales, departamentales o como fase previa de un ejercicio de optimización de procesos. Estas características comunes se pueden resumir en:

  • A través del modelado puede lograrse un mejor entendimiento de la organización (mejorarlos o aplicar reingeniería).
  • La automatización de los procesos reduce errores y libera personal para tareas no repetitivas.
  • La administración de los procesos permite asegurar que los mismos se ejecuten eficientemente.
  • Permite la obtención de información que luego puede ser usada para mejorarlos.
  • Normaliza, automatiza, formaliza, agiliza, difunde, motiva, mide, fomenta la productividad.
  • Debido a la gran diversidad y a la complejidad inherente a todos los procesos que se ejecutan en nuestros clientes, y su alto nivel de manualidad, existen altas probabilidades de incurrir en errores y desaprovechar recursos tanto humanos como materiales o financieros.

En función del análisis de la calidad de los procesos podemos implementar acciones para reducir/eliminar defectos, aumentar eficiencia y a reducir el tiempo de ejecución de proceso, conocido como tiempo ciclo:

  • Definir el problema o la desviación detectada sobre lo esperado y los objetivos de calidad del proceso.
  • Identificar las causas que originan el problema, determinando cual es la más relevante.
  • Establecer posibles soluciones y tomar la opción más adecuada, por medio del análisis de los datos obtenidos.
  • Establecer los planes de acción, e implementar la mejora.
  • Controlar por mejora continua del proceso, efectuando los ajustes necesarios, por medio de revisiones periódicas de los procesos por el propietario de los mismos y sus colaboradores.

Lo que interesa es cómo organizar el trabajo dadas las exigencias actuales y el potencial de las tecnologías actuales. Dejando de lado lo que estamos haciendo debemos enfocarnos en lo que no estamos haciendo y qué podríamos hacer con la ayuda de nueva tecnología, en este caso, el enfoque se dirige hacia la Robotización de procesos (RPA).

Resumiendo, nos centraremos en la regla práctica de:

  • Eliminar
  • Simplificar
  • Integrar
  • (y ya sí) Automatizar
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