Cómo la Gestión Documental Inteligente hará más fácil tu trabajo

15 febrero 2017

Cada vez más, las empresas generan más información en diversos soportes, pero sobretodo en papel. La gestión documental inteligente es necesaria para tener ordenada toda la información que se crea a lo largo de la vida de cualquier empresa.

La gestión documental inteligente es el proceso de almacenamiento, conservación y categorización de todos los documentos relacionados con la empresa de tal forma que nunca se pierda la información que se ha generado en la empresa.

Entre las grandes ventajas de la gestión documental encontramos:

>Ahorro en tiempo y dinero

Es cierto que para una correcta gestión documental es necesario realizar una primera inversión en tiempo, sin embargo, a largo plazo supone un importante ahorro en tiempo ya que se sabe en todo momento qué procedimiento se ha de seguir por cada tipo de información. Por supuesto el ahorro en tiempo también trae consigo un considerable ahorro en dinero derivado del tiempo ganado el cual podrá ser utilizado para contribuir a la actividad real del negocio.

>Conservación de la información a largo plazo

Una de las principales ventajas de la gestión documental es la digitalización de la información. Esto va a permitir que puedan estar almacenados a largo plazo y poder localizarlos fácilmente en un futuro. El hecho de conservar los documentos en formato digital va a suponer la supervivencia o no de la empresa en caso de una catástrofe (Incendio, inundación…)

>Nuevas oportunidades

Gracias a la gestión documental, abrimos nuevas oportunidades que antes siquiera considerábamos. Se optimizará el análisis comparativo de los informes de la empresa. Ahora contaremos con todas las métricas que la digitalización nos ofrece. Podremos crear informes dinámicos, analizar la evolución de la empresa desde sus orígenes…

Desde excelia, ofrecemos soluciones para que las empresas puedan sumarse a las grandes ventajas de la digitalización de documentos como, por ejemplo: Microsoft SharePoint: Solución de intranet empresarial para la gestión de contenidos colaborativos. Se trata de una plataforma de gestión empresarial que incluye funciones de colaboración, administración y gestión documental. Microsoft SharePoint facilita la capacitación y conexión de personas mediante la creación de comunidades corporativas formales e informales, dentro y fuera de la empresa, y gestiona eficazmente los contenidos en todo el ciclo de vida de la información.

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