Cómo llevar el control de manera sencilla de las notas de gastos

08 septiembre 2020

Cuando los empleados tienen que asumir por sí mismos costes que están vinculados con el desempeño de su trabajo, a veces es posible elaborar notas de gastos. Gracias a una correcta verificación de estos documentos, la empresa podrá reembolsar parte o el total de tales gastos. Pero, ¿cómo gestionar este proceso con éxito?

Generalmente, los gastos que los empleados pueden tener en relación a la ejecución de sus actividades laborales pueden ser en concepto de: desplazamientos, comidas, alojamiento, eventos, etc. Todos ellos deberán estar adecuadamente justificados mediante sus correspondientes facturas o tickets.

Consideraciones en cuanto a la gestión de las hojas de gastos

El proceso para elaborar una nota de gastos y acceder a su reembolso es muy sencillo:

  • El empleado recoge los datos en relación a los gastos que ha generado. Estos suelen ser: concepto del gasto, nombre del proveedor, importe y fecha, aportando los tickets y facturas.
  • Un auditor supervisa la información aportada en el documento para comprobar la veracidad y justificación de los gastos generados.
  • La nota de gastos queda registrada en la contabilidad de la empresa para hacer factible el reembolso solicitado.

Pese a que estamos en tiempos en los que los errores del papel resultan impensables, los problemas vinculados a las notas de gastos son más frecuentes de lo que parece.

En muchas ocasiones las notas de gastos han generado crispación en las empresas y más de un quebradero de cabeza en términos de contabilidad.

Por otra parte, controlar la gestión de gastos no solo es una ardua tarea que consume mucho tiempo, sino que también puede ser la excusa perfecta para hacer un uso fraudulento del presupuesto de la compañía. Es decir, la contabilidad de las notas de gastos puede quedar al margen de la legalidad.

Claves para controlar las notas de gastos con eficiencia

Identificamos algunas consideraciones de gran utilidad para llevar a cabo un control de las distintas notas de gastos de la empresa:

  • Desarrollar una detallada política de gastos de la empresa

Todos los empleados deben conocerla para que, cuando deban elaborar una nota de gastos, sepan cómo deben proceder. Así podremos definir los requisitos básicos a la hora de redactar y manipular la nota de gastos, evitando malas interpretaciones y fraudes. Por ejemplo, entre dichos requisitos podemos encontrar:

    • Establecer un plazo para presentar las notas de gastos
    • No excederse en el gasto fijado para cada tipo de concepto
  • Emplea un sistema especialmente destinado a la gestión automatizada de la nota de gastos

La digitalización supone enormes ventajas en muchos de los procesos operativos de una empresa, y en la gestión de las hojas de gastos no iba ser menos. 

Hay muchos sistemas de software en el mercado que pueden ayudarte a controlar las anotaciones y la contabilidad de las notas de gastos. Evitarás el uso del papel y la entrada manual de los gastos al departamento de contabilidad. Y, además, el sistema se encargará de identificar los datos que los propios tickets y facturas escaneados incluyen.

  • Habilitar un proceso de validación para comprobar la veracidad de los gastos

Los gastos deberán estar adecuadamente justificados con base en la política de gastos previamente elaborada. De esta forma, dichos gastos podrán ser reembolsados al personal que los efectuó por causas laborales.

¿Te ha resultado sencillo? En Excelia podemos asesorarte sobre cuál es la mejor solución para llevar un mejor control en las notas de gastos de tu empresa.

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