e-Social: Nuevo sistema de contabilidad digital en Brasil

16 noviembre 2017

El e-Social es el nuevo sistema de contabilidad digital para requerimientos fiscales, laborales, de prevención y tributarios que entrará en vigor en Brasil a partir del 1 de enero de 2018 y afectará a todas las empresas con ingresos superiores a los 78 millones de reales brasileños anuales (20 millones de euros).

El diseño de este importante cambio regulatorio fue aprobado en el segundo semestre de 2013 y obliga a las empresas a interrelacionar y automatizar diversos procesos para el envío de las informaciones laborales y de prevención, lo que ha obligado a la mayoría de las empresas a implementar soluciones tecnológicas.

Esta medida pretende simplificar e informatizar las informaciones contables fiscales de forma que toda la información se centre en una base única del gobierno y contribuir a la modernización de la fiscalización y transparencia laboral en Brasil.

Sin embargo, el e-Social posee una enorme cantidad de datos cruzados y reglas de validaciones que pueden impedir la aceptación de los archivos y solamente el 4,4% de las empresas brasileñas afirma estar preparada para la entrada en vigor del sistema, según una encuesta de Fenacon (Federación Nacional de Empresas de Servicios de Contabilidad y de Empresas de Asesoramiento, Pericias, Informaciones e Investigaciones).

¿Cuáles son las consecuencias de no cumplir las exigencias del E-Social?

La empresa que no comunique al e-Social la contratación del empleado un día antes del inicio del trabajo recibirá multa de hasta 805,06 reales brasileños (200 euros) por empleado, pudiendo doblado de valor en caso de reincidencia.

También se aplicarán multas de hasta 402,54 reales brasileños (100 euros) por no informar al e-Social los datos catastrales de empleado y todas las alteraciones de su contrato de trabajo y, en el caso de no comunicar de inmediato al e-Social los fallecimientos de trabajadores por accidentes laborales, la empresa podría encontrarse con una sanción equivalente al límite máximo del salario de contribución. Los accidentes no fatales deben ser informados hasta el primer día hábil siguiente al del accidente. En caso de reincidencia, la multa también puede doblarse.

La no realización de exámenes médicos admisionales, periódicos, de retorno al trabajo, de cambio de función y de despedida que exige el artículo 168 de la CLT, regulado por la NR (Norma Reguladora) nº 7 del Ministerio de Trabajo y Empleo (MTE) conllevará una multa que podría alcanzar los 4.025,33 reales brasileños (1.000 euros).

También será motivo de multa de hasta 181.284,63 reales brasileños (46.000 euros) no ofrecer información al empleado sobre los riesgos de exposición de agentes nocivos químicos, físicos y biológicos o de agentes perjudiciales a la salud o a la integridad física. La misma cantidad podrá aplicarse por no informar alejamiento temporal del empleado, independiente del motivo.

De esta forma, la base centralizada repleta de informaciones detalladas del e-Social permitirá al fisco automatizar parte de sus procesos de fiscalización agilizando la identificación de las empresas y empleados, lo que agilizará la aplicación de las sanciones a las empresas. Por ello, todo apunta a que en 2018 observaremos un notable incremento de las multas a empresas brasileñas, gran parte de ellas por desconocimiento o falta de recursos para poder cumplir con las exigencias de plazos que implica este nuevo sistema de contabilidad digital.

Desde excelia recomendamos afrontar el desafío cuanto antes de la mano de un experto porque la adaptación el e-Social requiere cambiar la cultura organizacional y repensar los procesos de la empresa para evitar las multas de las áreas laboral y tributaria.

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