6 excusas de las empresas para continuar utilizando papel

19 agosto 2015

Pero en la práctica, muchas empresas continúan resistiéndose a adaptarse a la era digital en este aspecto. No les termina de convencer la forma de trabajar con documentos electrónicos, y las principales excusas que ponen para no hacerlo son las siguientes:

  1.  Falta de medios:  Son empresas que no disponen de los medios adecuados para imprimir, escanear o tratar documentos. Resulta curioso que mantengamos la mentalidad de almacenar de forma física documentos importantes, facturas, albaranes cuando realmente resulta bastante más inseguro, requiere más espacio físico, una excelente organización, etc.. La solución es muy sencilla, se trata de encontrar la tecnología necesaria, la cual nos ahorrará tiempo y dinero.
  2. Seguridad: Curiosamente otra de las principales excusas es la seguridad, miedo a no guardarlos correctamente, que estos puedan ser borrados por error, copiados.. pero lo cierto es que, guardarlos de forma física tiene igual o más riesgos que realizarlo en cualquier otro dispositivo o en la nube. Por no hablar de la vulnerabilidad de los documentos ante incidentes como incendios y/o inundaciones.
  3. Ser una empresa pequeña: En teoría esto no debería ser un freno, pero parece ser que para muchas empresas si lo es, consideran que por ser pocos trabajadores no necesitan digitalizar sus documentos, pero cualquier empresa puede permitirse trabajar con documentos digitales, de hecho hay aplicaciones, que permiten escanear y trabajar los documentos desde el propio dispositivo móvil sin necesidad de recurrir a un ordenador.
  4. Costes: La excusa que utilizan algunas empresas es la inversión que requiere no utilizar papel, sin embargo, hay empresas que prestan el servicio de gestión documental y son las mismas quien asumen el coste de mantenimiento, distribución, backups,etc. Ademas como comentábamos anteriormente hay aplicaciones que no requieren inversión alguna.
  5. Aspectos Legales: Tenemos costumbre de guardar los documentos originales y firmados, pero hay que tener en cuenta que en muchos casos en España y en Europa inclusive, los documentos electrónicos son también válidos.
  6. Tiempo: No hay tiempo para escanear y subir correctamente los archivos. Este proceso efectivamente puede llevarnos unos escasos minutos, pero realmente donde se pierde tiempo es localizando documentos guardados de forma física, organizando los mismos y clasificándolos.

Tarde o temprano las empresas tendrán que ir olvidándose del papel, y lo que a priori ven como frenos, más adelante lo verán como beneficios.

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