Gestión documental ¿Por qué mi empresa debería usar un software?

29 junio 2016

Hoy en día las empresas manejan una cantidad enorme de información, y necesitan tener un control óptimo sobre todos los documentos que tratan a diario. Las empresas deben realizar una correcta gestión documental intentando siempre ahorrar tiempo y coste. Por ello, un potente software de gestión documental es la mejor herramienta que pueden utilizar para esta ardua tarea.

¿Qué entendemos por Software de Gestión Documental?

Podemos definirlo como un programa específico de ayuda a la optimización en el tratamiento de toda la documentación – tanto electrónica como física – de una empresa. Este programa realiza la gestión documental desde que la empresa recibe el documento hasta que lo elimina, y trata documentos de todo tipo, ya sean documentos escritos o gráficos – tales como sonidos, vídeos o imágenes.

Gestión documental ¿Por qué mi empresa debería usar un software?

¿Cuáles serían las ventajas para su empresa implantando el software de gestión empresarial?

Contar con un software empresarial está directamente relacionado con un aumento en la productividad de la empresa. Específicamente podemos decir que:

  • Se ahorra tiempo al automatizar tareas y facilitar la búsqueda de documentación debido a la organización en su clasificación, se gana en agilidad.
  • En cuanto a los costes, se ahorra en material físico, y por otro lado al automatizar los cobros y los pagos se tiene un gran control sobre ellos.
  • Genera una mejor interconexión entre los departamentos de la empresa, ya que todo el personal tiene acceso a la documentación de forma rápida debido a la centralización de la información, y esto propicia un buen flujo de trabajo que se traduce en una mejora en cuanto a eficiencia y eficacia tanto en la respuesta a los clientes como dentro de la propia empresa – incluso si la empresa tiene varias sedes.
  • La pérdida de documentación es un grave problema para las empresas, ya que contienen datos muy valiosos para ellas. Tener implantado un software de gestión documental que cuenta con copias de seguridad implica un aumento de la seguridad. Además, con el control de acceso se evita del mismo modo una gestión indebida de documentación sensible para nuestra empresa.

¿Se puede integrar el software de gestión con ERP y CRM?

Efectivamente, no podemos olvidarnos mencionar que los programas de gestión documental, tienen la posibilidad de integrarse con programas como ERP y CRM de Microsoft Dynamics.

Gracias a esto, la empresa tendrá implementada una herramienta de gestión completa y potente a todos los niveles: gestión de documentos y su tratamiento en función de la información que le proporcionen de sus clientes el ERP y el CRM.

 

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