Cómo implementar la automatización de procesos: consejos de los expertos de excelia

19 octubre 2020

Expertos y analistas de mercado coinciden: la nueva realidad que surgirá tras la pandemia que hoy atravesamos impondrá un nuevo paradigma. Ya no bastará con ser eficaz para que una empresa sobreviva, será imprescindible ser eficiente, ofrecer el mejor producto o servicio, con la mayor calidad al mejor coste y en el plazo más breve. Algo pasa por optimizar al máximo los recursos humanos y técnicos con que cuenta la empresa implementando la automatización de procesos.

En este sentido, la automatización de procesos se desvela como un poderoso e imprescindible aliado. excelia, una empresa especializada en digitalización transversal ya ha puesto el foco en esta categoría de procesos. Su objetivo: dar soluciones personalizadas a sus clientes. Clientes de los más diversos sectores, dimensiones y países.

¿Qué se entiende por automatizar los procesos?

“Cuando hablamos de automatización de procesos – señala Javier Estevez, CEO de excelia – generalmente pensamos en sistemas robotizados que permiten remplazar al ser humano en las tareas más tediosas y repetitivas. Pero en realidad, es y debe ser, mucho más que eso. Los nuevos sistemas de software aplicado permiten optimizar múltiples puntos operacionales de la empresa disminuyendo al mínimo el margen de error.”

La automatización de procesos incluye muy diversas áreas de actividad. Desde el marketing y ventas, desarrollando campañas y KPI análisis, hasta los recursos humanos, ocupándose de la gestión del reclutamiento y selección de personal. Otras actividades que destacar son la administración financiera: generación de facturas electrónicas, pago a proveedores, gestión de nóminas, etc., o la gestión de procesos vinculados a las operaciones del negocio, como la producción o la logística. “Considerar todo el proceso de forma integral e integrada, es decir transversal -destaca Miguel Ángel Sacristán, Director de Operaciones de excelia– es la esencial para que la automatización de sea plenamente eficiente.”

¿Qué es lo que necesitamos automatizar? 

 Es importante considerar qué tareas o procesos son susceptibles de automatizar, ya que cada empresa es diferente.  Desde excelia tenemos clientes de los más diversos sectores, dimensiones y países, hecho que nos aporta una amplia visión para detectar fácilmente qué tareas puedes ser automatizadas.

Podemos agrupar dichas tareas de acuerdo a las funciones que obedecen, pero también por los procesos más característicos en cualquier empresa:

  • Procesos de marketing y ventas, para el desarrollo de campañas y análisis de KPI.
  • Gestión de Recursos Humanos, para la organización del personal y el desempeño de tareas de reclutamiento y selección, entre otras.
  • Automatización de procesos de administración y finanzas (generación de facturas electrónicas, pago a proveedores, gestión de nóminas, etc.)
  • Procesos vinculados a las operaciones del negocio: relativos a las áreas de producción y logística.

Por supuesto, puede haber muchas otras áreas o departamentos cuyas actividades pueden ser automatizadas, pues sólo hemos mencionado las más destacables.

Pasos para implementar la automatización de procesos

Poner en marcha un proceso de automatización abre muchas oportunidades, pero a la vez exige evitar todos los riesgos que supone actuar sobre la dinámica operativa de la empresa. Es preciso confiar su gestión a un experto. excelia recomienda considerar estas fases previas:

1º Definir la información clave y analizar las actividades que desarrolla la empresa.

Para ello es imprescindible elaborar un cuadro de mando que especifique la duración y finalidad de cada tarea, los empleados que las ejecutan, alcance, etc.

2ª Buscar la herramienta RPA más apropiada para la empresa.

Existen muchas alternativas en el mercado: UiPath, Microsoft Power Automate, etc. Hay que tener presente que solo un experto sin vinculaciones exclusivas a una de estas herramientas puede aconsejar objetivamente la mejor para su empresa

3º Fijar los indicadores clave, KPI, del proceso de automatización.

Como siempre, hay que fijar unos indicadores que nos ayuden a analizar el impacto de la implementación de la herramienta. Estos deben estar aplicados a cada proceso de acuerdo con los objetivos estratégicos de la empresa. La experiencia previa del proveedor que lo implemente es esencial para alcanzar cuanto antes el punto óptimo de actividad.

Preparar todo lo necesario para la implementación del modelo en la plataforma escogida.

Lo adecuado es comenzar con la formación y capacitación del personal gestor en el uso de la plataforma, realizando una primera simulación o prueba antes de dar el paso de implementación.

Una vez hecho todo esto, es posible iniciar con garantía de éxito la puesta en marcha del proceso. Es muy importante considerar que el mismo aporta permanente información que ha de ser analizada y evaluada para progresar en eficiencia.

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