¿Por dónde Pierde Dinero su empresa?

22 febrero 2017

Un mal proceso de gestión de los informes de gastos de viaje puede conllevar numerosas fugas de recursos.  El objetivo de este post es ayudar a que la empresa identifique mejor las principales pérdidas en cada fase del proceso de gestión.

1ªFASE Preparación del Viaje:

Esta fase engloba todos los gastos relacionados con las compras y reservas previas al viaje

A menudo, la política de gastos de la empresa no es tenida en cuenta en esta primera fase..

2ª FASE:  Reporte de Gastos

  • Fraude: Cuando la empresa no trasmite una imagen de control de gastos, el trabajador tiene más probabilidad de cometer abusos.
  • Papeleo: El tiempo necesario para realizar un informe por parte del trabajador de todos los gastos de su viaje es bastante elevado. En muchas empresas se llega a omitir la necesidad de crear estos informes.
  • Errores: La introducción manual de estos gastos puede inducir a error.

3ª Fase: Supervisión

Documentación: Recuperación y archivo de la información para justificar los gastos

  • Más Papeleo: Mantener un archivo con los justificantes de gastos es obligatorio por ley.
  • Recuperación del IVA: Para poder recuperar el IVA es necesario disponer de los justificantes

Cumplimiento: Supervisar si los gastos cumplen la política de la empresa

  • En ocasiones los recursos y tiempos para poder llevar a cabo un control exhaustivo son demasiado altos y no se aborda con la efectividad con la que se debería abordar.

4ª Fase: Administración

  • Contabilización: Introducción de los gastos en la contabilidad de la empresa. En cuanto a las tareas duplicadas, si la gestión de gastos no se realiza en un proceso integrado, será necesario introducir los datos más de una vez en los distintos sistemas, con el sobrecoste de tiempo.
  • Islas de Información: Las distintas fuentes de gastos de viaje hace difícil tener una visión global. Esto provoca que se pasen por alto oportunidades de mejora y que se disponga de menos información para la negociación con proveedores.

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